Những khoản thanh toán sau phải có chứng từ giao dịch không dùng tiền mặt để chứng minh chi phí được trừ khi tính thuế

Ngày 20/7 vừa qua, Hội thảo “Những quy định quan trọng khi triển khai chính sách thuế mới – Thuế và hóa đơn điện tử trong thương mại điện tử và bán hàng đa kênh” do Cục Thông tin và Truyền thông Chính phủ phối hợp cùng Cục Thuế (Bộ Tài chính), CTCP Công nghệ Sapo và một số đơn vị tổ chức.

Đại diện từ các đơn vị thuộc Cục Thuế, các đơn vị phối hợp tổ chức và đại diện khối thực thi đã trao đổi, hỗ trợ giải pháp đối với những thắc mắc được gửi tới Hội thảo.

Một trong những tình huống đáng chú ý là vấn đề quản lý chứng từ đầu vào, doanh thu đầu ra và hoá đơn đối với các hộ kinh doanh nhà hàng. Bởi lẽ, có một thực tế rất phổ biến trong lĩnh vực này là việc nhập nguyên liệu từ nhiều nguồn và phát sinh doanh thu trên nhiều nền tảng.

Một hộ kinh doanh đã gửi câu hỏi: “Đối với nguyên liệu được mua từ hộ sản xuất, chợ đầu mối hoặc các nguồn không có hoá đơn điện tử, hộ kinh doanh cần chuẩn bị những gì để chứng minh chi phí hợp lệ? Trường hợp nào được lập bảng kê và bảng kê cần đáp ứng những yêu cầu gì?”

Trong phần giải đáp, ông Vũ Hồng Long – Phó Trưởng Thuế TP. Hà Nội cho biết, về chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế, hộ kinh doanh cần lưu ý những điều kiện sau đây:

Thứ nhất, chi phí này là thực tế phát sinh và phải liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

Thứ hai, phải có đầy đủ hóa đơn và chứng từ theo quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ và kế toán.

Thứ ba, đối với những khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Với câu hỏi trên, ông Vũ Hồng Long cho biết, đối với các trường hợp cá nhân, hộ kinh doanh mua hàng hóa dịch vụ trực tiếp của những người sản xuất (nông dân, ngư dân, người bán không thuộc đối tượng phải lập hóa đơn điện tử) hộ kinh doanh có thể lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào mà không có hóa đơn để chứng minh được chi phí được trừ trong quá trình hoạt động của mình.

Cần lưu ý, bảng kê cần phải ghi đầy đủ thông tin định danh về người bán, thông tin hàng hóa, như số lượng, đơn giá và giá trị giao dịch.

Đối với mẫu bảng kê để mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tham khảo mẫu số 02/TNDN ban hành theo Thông tư 20/2026 của Bộ Tài chính hướng dẫn chi tiết về thuế thu nhập doanh nghiệp của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.

Phó Trưởng thuế Hà Nội thông tin, đây là hướng dẫn về bảng kê nhưng để chứng minh thực tế hoạt động thì cần kèm theo các tài liệu chứng minh giao dịch thực tế như đơn đặt hàng, giấy xác nhận mua bán, phiếu giao nhận, phiếu nhập kho, hoặc các chứng từ thanh toán… sẽ đảm bảo cơ sở pháp lý trong quá trình hạch toán chi phí hộ kinh doanh mua hàng của các đơn vị không có hóa đơn điện tử.

Bà Nguyễn Thị Cúc – Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam cho biết thêm, đối với bảng kê, các hộ cá nhân kinh doanh cần lưu ý phải có số căn cước công dân của người bán hàng hóa dịch vụ để tập hợp vào bảng kê đầy đủ để có căn cứ để đối chiếu.